У реаліях електронного документообігу важливо не лише мати зручний інструмент для обміну , а й гарантувати повну відповідність документів, що надходять або надсилаються, внутрішньому обліку компанії. Саме з цією метою у модулі ЕДО FlyDoc (ЕДО, яке дозволяє відправляти документи з BAS) реалізована унікальна функція відповідності даних електронного та облікового документа — інструмент, який допомагає уникати помилок, неточностей і втрат часу на ручні перевірки.

У цій статті розберемося, як працює ця функція, кому вона буде корисною та яку бізнес-цінність приносить.

Що це за функція у FlyDoc та навіщо вона потрібна?

Перевірка відповідності даних електронного документа обліковому — це автоматичне порівняння і виявлення розбіжностей ключових реквізитів електронного документа, з тими самими реквізитами у документі в обліковій системі (наприклад, BAS).

Які саме дані звіряються за замовчуванням:

• дата документа;
  
• сума документа;
  
• ЄДРПОУ контрагента;
  
• код філії контрагента.

Вищезазначені параметри перевіряються в типовій версії модуля FlyDoc. Інші реквізити для перевірки можна додавати шляхом доопрацювань завдяки відкритому коду модуля FlyDoc. Це відбувається в індивідуальному порядку, виходячи з потреб конкретного користувача BAS.

Як працює функція відповідності даних у FlyDoc?

Модуль ЕДО FlyDoc інтегрується в облікову систему BAS (єдина база, яка забезпечує обмін електронними документами з BAS, без додаткових програм) , тож має прямий доступ до відповідних частин облікового документа. Функція працює як для вхідних, так і для вихідних документів – перевірка здійснюється автоматично. Розглянемо покроково обидва приклади. 

Вхідний електронний документ 

Розглянемо на прикладі отримання бухгалтерських первинних документів: 

1. 1Бухгалтер отримує електронний документ (видаткову накладну або податкову накладну).
2. 2На його підставі він створює новий обліковий документ або підв’язує вже наявний, якщо такий існує.
3. 3Модуль FlyDoc автоматично звіряє поля обох документів.
4. 4Якщо всі реквізити однакові в обох документах — в інтерфейсі FlyDoc електронний документ відображатиметься звичним чином -чорним кольором без будь-яких змін. У випадку розбіжностей – червоним кольором. 

Вихідний електронний документ

1. 1Користувач створює потрібний документ в обліковій системі.
2. 2Відправляє його електронну версію контрагенту.
3. 3Поля обох документів автоматично перевіряються FlyDoc.
4. 4Якщо після відправки в обліку були внесені певні зміни, виникає невідповідність реквізитів електронного документа обліковому
5. 5Як результат FlyDoc підсвітить електронниий документ в списку червоним кольором. 

Щоб знайти причину розбіжності (окреме поле документа з помилковим значенням) – здійснюється відбір за одним або декількома з критеріїв перевірки (сума, дата, ЄДРПОУ, код філії). 

Замовити FlyDoc

Що бачить користувач FlyDoc після виправлення помилки?

Після того, як помилку знайдено та виправлено, документ зникає з результатів пошуку розбіжностей та змінює колір з червоного на чорний . Це свідчить про те, що все зроблено правильно та дані електронного документа повністю відповідають обліковому. 

Переваги використання функції «Перевірка відповідності облікового документа електронному»

1. 1 Безпека та контроль

Автоматична звірка дозволяє уникнути ситуацій, коли хтось всередині компанії змінив дані в документі (до прикладу, випадково), а відправник (бухгалтер, керівник, співробітник) не помітив. 

2. 2 Оптимізація часу

Ручна перевірка кожного документа — ресуромістка. Не один бухгалтер витратив силу силенну часу на пошук розбіжностей й помилок. І добре, якщо все з’ясувалося до формування та подачі звітності. А скільки випадків, коли постачальник та замовник подають різні дані. Модуль FlyDoc за лічені секунди допоможе знайти помилку. 

3. 3 Зменшення людського фактора

Користувачі не завжди можуть помітити розбіжності в реквізитах або сумі — особливо при великому документообігу. FlyDoc виконує цю перевірку автоматизовано, а відповідно – безпомилково. 

4. 4 Підвищення точності обліку та електронного документообігу

Ця перевірка підвищує точність обліку Це, в свою чергу, значно спрощує податкову звітність та аудит. 

Додаткові можливості

• Історія змін — якщо помилку було допущено в електронному документі – зберігається історія по його зміні, оскільки попередній документ блокується і створюється новий актуальний.
• Фільтрація за результатами звірки — знаходьте лише ті документи, де були розбіжності або ж навіть лише документи за кодом конкретного контрагента.

Для кого функція ЕДО FlyDoc «Перевірка відповідності облікового документа електронному» буде найбільш корисною?

• Бухгалтерам — вихідні документи перевіряються одразу після створення електронного, вхідні – одразу після створення облікового документа на підставі отриманого електронного. Це дозволяє вчасно вловлювати зміни та оперативно реагувати на можливі неточності.
• Фінансовим директорам та керівникам — гарантія того, що в обліку не буде розбіжностей, відповідно, не виникне і непередбачуваних ситуацій з податковою звітністю.
• Компаніям із філіальною структурою — можна зручно контролювати якість обробки документів у регіональних підрозділах.

Функція звірки даних електронного та облікового документа у FlyDoc — це більше, ніж просто зручність. 

Це реальний інструмент контролю, який знижує ризики, економить ресурси і підвищує точність бізнес-процесів. 

У світі, де кожна помилка в документі може коштувати штрафу, втрати часу або репутаційних наслідків — така функція стає справжнім must-have для будь-якої компанії, що працює з електронними документами. 

Плануєте перейти на електронний документообіг або покращити вже існуючий? СОФТКОМ завжди готовий допомогти! 

Замовити безкоштовний тест FlyDoc