В реалиях электронного документооборота важно не только иметь удобный инструмент для обмена , но и гарантировать полное соответствие поступающих или отправляемых документов внутреннему учету компании. Именно с этой целью в модуле ЭДО FlyDoc (ЭДО, которое позволяет отправлять документы из BAS) реализована уникальная функция соответствия данных электронного и учетного документа — инструмент, который помогает избегать ошибок, неточностей и потерь времени на ручные проверки.

В этой статье разберемся, как работает эта функция, кому она будет полезна и какую бизнес-ценность приносит.

Что это за функция в FlyDoc и зачем она нужна?

Проверка соответствия данных электронного документа учетному — это автоматическое сравнение и выявление расхождений ключевых реквизитов электронного документа с теми же реквизитами в документе в учетной системе (например, BAS).

Какие именно данные сверяются по умолчанию:

• дата документа;
  
• сумма документа;
  
• ЕГРПОУ контрагента;
  
• код филиала контрагента.

Вышеуказанные параметры проверяются в типовой версии модуля FlyDoc.  Другие реквизиты для проверки можно добавлять путем доработок благодаря открытому коду модуля FlyDoc. Это происходит в индивидуальном порядке, исходя из потребностей конкретного пользователя BAS.

Как работает функция соответствия данных в FlyDoc?

Модуль ЭДО FlyDoc интегрируется в учетную систему BAS (единая база, которая обеспечивает обмен электронными документами с BAS, без дополнительных программ) , поэтому имеет прямой доступ к соответствующим частям учетного документа. Функция работает как для входящих, так и для исходящих документов – проверка осуществляется автоматически. Рассмотрим пошагово оба примера.

Входящий электронный документ 

Рассмотрим на примере получения бухгалтерских первичных документов:  

1. 1Бухгалтер получает электронный документ (расходную накладную или налоговую накладную).
2. 2На его основании он создает новый учетный документ или привязывает уже имеющийся, если таковой существует.
3. 3Модуль FlyDoc автоматически сверяет поля обоих документов.
4. 4Если все реквизиты одинаковы в обоих документах — в интерфейсе FlyDoc электронный документ будет отображаться обычным образом — черным цветом без каких-либо изменений. В случае расхождений — красным цветом.

Исходящий электронный документ

1. 1Пользователь создает нужный документ в учетной системе.
2. 2Отправляет его электронную версию контрагенту.
3. 3Поля обоих документов автоматически проверяются FlyDoc. 
4. 4Если после отправки в учете были внесены определенные изменения, возникает несоответствие реквизитов электронного документа учетному  
5. 5В результате FlyDoc подсветит электронный документ в списке красным цветом.

Чтобы найти причину расхождения (отдельное поле документа с ошибочным значением) – осуществляется отбор по одному или нескольким критериям проверки (сумма, дата, ЕГРПОУ, код филиала).

Заказать FlyDoc

Что видит пользователь FlyDoc после исправления ошибки?

После того, как ошибка найдена и исправлена, документ исчезает из результатов поиска расхождений и меняет цвет с красного на черный . Это свидетельствует о том, что все сделано правильно и данные электронного документа полностью соответствуют учетному.

Преимущества использования функции «Проверка соответствия учетного документа электронному»

1. 1 Безопасность и контроль

Автоматическая сверка позволяет избежать ситуаций, когда кто-то внутри компании изменил данные в документе (например, случайно), а отправитель (бухгалтер, руководитель, сотрудник) не заметил.

2. 2Оптимизация времени

Ручная проверка каждого документа — ресурсоемкая. Не один бухгалтер потратил уйму времени на поиск расхождений и ошибок. И хорошо, если все выяснилось до формирования и подачи отчетности. А сколько случаев, когда поставщик и заказчик подают разные данные. Модуль FlyDoc за считанные секунды поможет найти ошибку.

3. 3Уменьшение человеческого фактора

Пользователи не всегда могут заметить расхождения в реквизитах или сумме — особенно при большом документообороте. FlyDoc выполняет эту проверку автоматизировано, а соответственно — безошибочно.

4. 4 Повышение точности учета и электронного документооборота

Эта проверка повышает точность учета. Это, в свою очередь, значительно упрощает налоговую отчетность и аудит.

Дополнительные возможности

• История изменений — если ошибка была допущена в электронном документе, сохраняется история его изменения, поскольку предыдущий документ блокируется и создается новый актуальный.
• Фильтрация по результатам сверки — находите только те документы, где были расхождения, или даже только документы по коду конкретного контрагента.

Для кого функция ЭДО FlyDoc «Проверка соответствия учетного документа электронному» будет наиболее полезной?

• Бухгалтерам — исходящие документы проверяются сразу после создания электронного, входящие — сразу после создания учетного документа на основании полученного электронного. Это позволяет  своевременно улавливать изменения и оперативно реагировать на возможные неточности.
• Финансовым директорам и руководителям — гарантия того, что в учете не будет расхождений, соответственно, не возникнет и непредвиденных ситуаций с налоговой отчетностью.
• Компаниям с филиальной структурой — можно удобно контролировать качество обработки документов в региональных подразделениях.

Функция сверки данных электронного и учетного документа в FlyDoc — это больше, чем просто удобство.  

Это реальный инструмент контроля, который снижает риски, экономит ресурсы и повышает точность бизнес-процессов.  

В мире, где каждая ошибка в документе может стоить штрафа, потери времени или репутационных последствий — такая функция становится настоящим must-have для любой компании, работающей с электронными документами.  

Планируете перейти на электронный документооборот или улучшить уже существующий? СОФТКОМ всегда готов помочь!

Бесплатный тест FlyDoc