Документообмін без кордонів: посилання на документ в ЕДО FlyDoc
Як ваші контрагенти побачать документ від вас, якщо ви будете користуватись FlyDoc, а вони не матимуть рішення для ЕДО?
FlyDoc пропонує зручні способи взаємодії навіть із контрагентами, які не використовують ЕДО. Один із таких способів — відправка посилання на документ через електронну пошту. Давайте детально розглянемо, як це працює.
Як працює функція відправки посилання через e-mail?
- 1
Створення та підписання документа в FlyDoc
Ви готуєте документ (рахунок, акт, видаткову, договір тощо) у вашій обліковій системі, інтегрованій з FlyDoc та підписуєте його електронним підписом (КЕП).
- 2
Відправка документа контрагенту
Якщо система виявляє, що ваш контрагент не використовує M.E.Doc, FREDO ДокМен чи FlyDoc (cервіси, які забезпечують обмін документами через платформу ПТАХ), ви отримаєте системне повідомлення: “відсутність сертифіката шифрування одержувача”.
Це не просто повідомлення, це сигнал для вас, що саме час використати функцію відправки посилання на документ. Для цього потрібно вказати e-mail отримувача, натиснувши на кнопку “Налаштувати”.
Після внесення цієї інформації FlyDoc відправляє документ – модуль автоматично генерує на веб-сервіс СОТА унікальне посилання на документ, яке й надійде на електронну пошту вашого контрагента
- 3
Що отримує контрагент
Отримувачу надходить електронний лист, у якому містяться:- Посилання для відкриття документа.
- Короткі інструкції щодо подальших дій (наприклад, як завантажити або підписати файл).
Контрагент, натиснувши на посилання, потрапить на захищену веб-сторінку, де зможе:
- Переглянути документ у зручному форматі (наприклад, PDF).
- Миттєво підписати його.
- Завантажити його для зберігання або друку.
- Ознайомитися з підписом, печаткою та іншими атрибутами, що підтверджують дійсність документа.
Зверніть увагу! Контрагенту не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення чи проходити реєстрацію.
Як зрозуміти, що все зроблено правильно?
Щоб переконатися, що документ дійшов до контрагента і він має доступ до нього, перевірте статус документа. На робочому столі FlyDoc відображається інформація про те, чи був відправлений лист і чи відкривався документ за посиланням.
Чи можливі труднощі у відкритті посилання?
Як правило, ймовірність зробити щось неправильно майже відсутня. Ми всі використовуємо пошту та браузер у повсякденному житті, тому навіть на інтуїтивному рівні все зрозуміло. Дії дуже легкі: відкрити лист, перейти за посиланням, обрати необхідну дію (прийняти, відхилити, завантажити).
Переваги відправки посилання через e-mail
1. Швидкість і зручність
Документ доходить до контрагента миттєво, без необхідності використання кур’єрських послуг або поштового обміну.
2. Захищеність даних
Посилання на документ є унікальним і генерується для конкретного отримувача. Це знижує ризики несанкціонованого доступу.
3. Доступність для всіх
Для отримання документа не потрібна спеціалізована система для роботи з ЕДО, лише доступ до електронної пошти та браузера.
4. Простий процес зворотного зв’язку
Після підписання контрагентом документа, на сервіс ПТАХ автоматично відправляється квитанція. Вам, як відправнику, достатньо прийняти вхідну пошту у FlyDoc, щоб побачити результат розгляду. У разі неточності чи зміни даних отримувач має можливість відхилити документ та написати коментар про необхідність змін, після чого ви надішлете актуальну версію.
Відправка документа через посилання — це ефективний спосіб взаємодії з контрагентами, які ще не мають систем ЕДО або користуються рішеннями ЕДО не через платформу ПТАХ. Як результат FlyDoc дозволяє обмінюватися документами за будь-яких умов – це робить його універсальним інструментом e-документообміну.
