Документообмен без границ: ссылка на документ в ЭДО FlyDoc
Как ваши контрагенты увидят документ от вас, если вы будете пользоваться FlyDoc, а они не будут иметь решения для ЭДО?
FlyDoc предлагает удобные способы взаимодействия даже с контрагентами, которые не используют ЭДО. Один из таких способов – отправка ссылки на документ через электронную почту. Давайте подробно рассмотрим, как это работает.
Как работает функция отправки ссылки через e-mail?
- 1
Создание и подписание документа в FlyDoc
Вы готовите документ (счет, акт, расходную, договор и т.д.) в вашей учетной системе, интегрированной с FlyDoc и подписываете его электронной подписью (КЭП).
- 2
Отправка документа контрагенту
Если система обнаруживает, что ваш контрагент не использует M.E.Doc, FREDO ДокМен или FlyDoc (сервисы, которые обеспечивают обмен документами через платформу ПТАХ), вы получите системное сообщение: “отсутствие сертификата получателя”.
Это не просто сообщение, это сигнал для вас, что самое время использовать функцию отправки ссылки на документ. Для этого нужно указать e-mail получателя, нажав кнопку “Настроить”.
После внесения этой информации FlyDoc отправляет документ – модуль автоматически генерирует на веб-сервис СОТА уникальную ссылку на документ, которая и поступит на электронную почту вашего контрагента
- 3
Что получает контрагент
Получателю приходит электронное письмо, в котором содержатся:- Ссылка для открытия документа.
- Краткие инструкции по дальнейшим действиям (например, как загрузить или подписать файл).
Контрагент, нажав на ссылку, попадет на защищенную веб-страницу, где сможет:
- Просмотреть документ в удобном формате (например, PDF).
- Мгновенно подписать его.
- Загрузить его для хранения или печати.
- Ознакомиться с подписью, печатью и другими атрибутами, подтверждающими действительность документа.
Обратите внимание! Контрагенту не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение или проходить регистрацию.
Как понять, что все сделано правильно?
Чтобы убедиться, что документ дошел до контрагента и он имеет доступ к нему, проверьте статус документа. На рабочем столе FlyDoc отображается информация о том, было ли отправлено письмо и открывался ли документ по ссылке.
Возможны ли трудности в открытии ссылки?
Как правило, вероятность сделать что-то неправильно почти отсутствует. Мы все используем почту и браузер в повседневной жизни, поэтому даже на интуитивном уровне все понятно. Действия очень легкие: открыть письмо, перейти по ссылке, выбрать необходимое действие (принять, отклонить, загрузить).
Преимущества отправки ссылки через e-mail
1. Скорость и удобство
Документ доходит до контрагента мгновенно, без необходимости использования курьерских услуг или почтового обмена.
2. Защищенность данных
Ссылка на документ является уникальной и генерируется для конкретного получателя. Это снижает риски несанкционированного доступа.
3. Доступность для всех
Для получения документа не нужна специализированная система для работы с ЭДО, только доступ к электронной почте и браузеру.
4. Простой процесс обратной связи
После подписания контрагентом документа, на сервис ПТАХ автоматически отправляется квитанция. Вам, как отправителю, достаточно принять входящую почту в FlyDoc, чтобы увидеть результат рассмотрения. В случае неточности или изменения данных получатель имеет возможность отклонить документ и написать комментарий о необходимости изменений, после чего вы пришлете актуальную версию.
Отправка документа через ссылку – это эффективный способ взаимодействия с контрагентами, которые еще не имеют систем ЭДО или пользуются решениями ЭДО не через платформу ПТАХ. В результате FlyDoc позволяет обмениваться документами при любых условиях – это делает его универсальным инструментом e-документообмена.
