Порівняння програм для електронного документообміну в Україні

Обмін документами в кілька кліків!

Електронний документообмін — це як новий смартфон: спочатку потрібно звикнути, а потім життя без нього не уявляєш. Тому якщо говорити стосовно доцільності впровадження ЕДО для українського бізнесу – не виникає жодних сумнівів. Однозначно – так.

Перш за все варто зазначити, що електронні документи та підписи мають таку ж юридичну силу, як і звичайні паперові (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV).

То яку ж програму обрати?

Розглянемо ключові переваги та недоліки найбільш популярних рішень, а саме: M.E.Doc, Вчасно та FlyDoc.

1. 1 Безкоштовне ЕДО.
   Всі зі згаданих програм надають можливість використання безкоштовної версії програми. За цих умов Вчасно гарантує 25 вихідних документів на рік, в той час як M.E.Doc та FlyDoc – 60 (по 5 вихідних документів щомісяця). Щодо кількості користувачів, які можуть працювати в програмі без придбання ліцензій, то кращі позиції тут мають M.E.Doc та FlyDoc на відміну від Вчасно. Адже Вчасно надає можливість використання сервісу лише для 1 співробітника, а M.E.Doc та FlyDoc не обмежуються кількістю користувачів.
2. 2 Інтеграція з обліковими програмами BAS та іншими обліковими рішеннями. Для всіх варіантів інтеграція є можливою, проте є певні нюанси. M.E.Doc та Вчасно інтегруються з системами автоматизації з використанням додаткового програмного продукту – сервісу інтеграції, що тягне за собою фінансові вкладення та низку налаштувань. З FlyDoc ситуація інша – інтеграція відбувається з BAS, без додаткових модулів інтеграції. Як результат за допомогою модуля FlyDoc збереження документів відбувається в єдиній з BAS базі. Це в свою чергу дає користувачеві декілька ключових переваг: автоматичну звірку відповідності даних облікового документа електронному на помилки та створення облікового документу на підставі електронного. Водночас треба зауважити, що FlyDoc розроблений виключно для систем BAS та інших облікових систем розробника САБ. Але якщо ви користувач більшості рішень BAS (BAS Бухгалтерія, BAS Бухгалтерія КОРП, BАS Управління торгівлею, BАS Комплексне управління підприємством, BAS Малий бізнес, BAS АГРО. Бухгалтерія та ін.), то для початку використання FlyDoc вам буде достатньо оновити та налаштувати програму для отримання всіх переваг модуля.

1. 3 Типи документів. Програма M.E.Doc ЕДО, Вчасно ЕДО та FlyDoc мають достатньо широкий перелік документів для обміну: рахунки, акти, видаткові накладні, додатки, будь-які інші документи.
2. 4 Зручність використання. У загальному майже всі з перелічених програм є досить зручними для користування, однак звернемо увагу саме на особливості. Користувачам BAS найкомфортнішою буде робота з FlyDoc, оскільки їхні інтерфейси ідентичні, однакова структура, логіка використання, дизайн. Це робить адаптацію легкою та зрозумілою. Операції з документами виконуються в кілька кліків, що зручно для тих, хто хоче швидко і без складнощів обробляти документи. Сервіс Вчасно ЕДО має сучасний інтерфейс зі зрозумілим дизайном, що полегшує користувачам доступ до функцій. Він виконаний у вигляді дашборду, де користувачі можуть бачити загальний огляд активності, нові документи, а також отримувати сповіщення про оновлення. Інтерфейс M.E.Doc ЕДО буде знайомим та зручним користувачам модуля M.E.Doc Звітність. Він має просте і зрозуміле меню, де всі основні функції, розміщені в окремих вкладках. Інтерфейс нагадує класичну файлову систему, де користувач може швидко знайти необхідний розділ та відфільтрувати документи за типами.
3. 5 Перелік сумісних ЕДО. M.E.Doс та FlyDoc підтримують документообмін між собою, наприклад 2 контрагенти, один з яких користується M.E.Doс, а інший FlyDoc без проблем здійснюватимуть обмін актами, видатковими та іншими документами один з одним. Це відбувається завдяки використанню єдиного формату обміну – платформу ПТАХ . Вчасно передбачає обмін документами тільки з контрагентами, що використовують Вчасно.
4. 6 Робота з контрагентами без ЕДО. Документобмін з контрагентами, що не використовують ЕДО гарантують всі перелічені програми. Це відбувається за допомогою посилання на документ у пошті чи у інших месенджерах.
5. 7 Робота з податковими накладними. Даний напрям роботи доступний для FlyDoc (за передплатою). Рішення дозволяє не лише створювати та реєструвати податкові накладні, але й зберігати їх, надсилати на реєстрацію в ЄРПН та обмінюватися ними з контрагентами. Користувачі M.E.Doc ЕДО мають можливість працювати з податковими накладними та розрахунками коригування за допомогою модуля M.E.Doc «Облік ПДВ» . Рішення Вчасно ЕДО не розраховане на цей функціонал.

Порівняння популярних програм для ЕДО в Україні Всі програми ЕДО мають свої сильні та слабкі сторони. Вибір залежить від специфіки Вашої компанії, але в будь-якому випадку це інструмент, який допоможе працювати швидше, ефективніше та безпечніше. Впевнені, що стаття була корисною для Вас та допомогла обрати відповідне для вашого бізнесу рішення.